Gestion des processus métier (BPM)

Le module BPM permet de documenter, modéliser et analyser les processus métier de l'organisation. Il combine des diagrammes visuels BPMN 2.0 avec des évaluations de maturité et des rapports.

Note

Le module BPM peut être activé ou désactivé par un administrateur dans les Paramètres. Lorsqu'il est désactivé, la navigation et les fonctionnalités BPM sont masquées.

Navigateur de processus

Le Navigateur de processus organise les processus en trois catégories principales :

• Processus de management -- Planification, gouvernance et contrôle
• Processus métier principaux -- Activités principales de création de valeur
• Processus de support -- Activités qui soutiennent les opérations métier principales

Filtres : Type, Maturité (Initial / Défini / Géré / Optimisé), Niveau d'automatisation, Risque (Faible / Moyen / Élevé / Critique), Profondeur (L1 / L2 / L3).

Les fiches disposant d'un diagramme BPMN publié affichent une icône de flux — cliquez dessus pour ouvrir le diagramme en plein écran sans quitter le navigateur (ou pour accéder de là à l'éditeur de flux complet).

Disposition en colonnes : la barre d'outils propose un sélecteur de colonnes — une, deux ou trois colonnes — pour élargir les fiches de processus ou faire tenir davantage d'une ligne à l'écran. Une ligne n'est jamais étirée sur plus de colonnes qu'elle ne compte de processus, et le choix est mémorisé d'une visite à l'autre. Le choix se propage aussi aux niveaux imbriqués, une colonne de moins par niveau, de sorte que les processus profonds ne sont plus réduits à de fines bandes.

Publication : le Navigateur de processus peut être publié comme portail web en lecture seule, afin que des personnes sans compte Turbo EA — nouveaux arrivants, auditeurs, partenaires — puissent parcourir la maison des processus et ouvrir chaque flux BPMN publié.

Tableau de bord BPM

Le Tableau de bord BPM fournit une vue exécutive de l'état des processus :

Indicateur	Description
Total des processus	Nombre total de processus métier documentés
Couverture des diagrammes	Pourcentage de processus avec un diagramme BPMN associé
Risque élevé	Nombre de processus avec un niveau de risque élevé
Risque critique	Nombre de processus avec un niveau de risque critique

Les graphiques montrent la répartition par type de processus, niveau de maturité et niveau d'automatisation. Un tableau des processus à risque élevé aide à prioriser les investissements.

Éditeur de flux de processus

Chaque fiche Processus Métier peut avoir un diagramme de flux de processus BPMN 2.0. L'éditeur utilise bpmn-js et offre :

• Modélisation visuelle -- Glisser-déposer des éléments BPMN depuis la palette : tâches, événements, passerelles, couloirs, pools et sous-processus. L'entrée … en bas de la palette ouvre un menu Create element avec recherche qui donne accès à tous les types d'éléments BPMN -- événements de message, minuterie, signal, erreur et escalade, transactions, sous-processus événementiels, activités d'appel, tâches d'envoi/réception, objets et magasins de données (raccourci N). L'entrée + de la palette contextuelle d'une forme sélectionnée ouvre le menu Append element correspondant (raccourci A)
• Modèles de démarrage -- Choisir parmi 7 modèles BPMN préconstruits pour des schémas de processus courants, dont un modèle Collaboration à deux pools avec flux de messages (ou commencer à partir d'un canevas vierge)
• Extraction d'éléments -- Lorsque vous sauvegardez un diagramme, le système extrait automatiquement toutes les tâches, événements, passerelles, couloirs, objets de données et flux de messages pour analyse. Les événements conservent leur nature -- un événement de début de type message est listé comme tel, avec le nom du message reçu -- et les tâches d'envoi/réception portent le message échangé. Les éléments extraits sont listés dans l'ordre du déroulement du processus -- en suivant les flux de séquence et de message du diagramme, à partir de l'événement de début -- et non regroupés par type d'élément. Les étapes d'une boucle restent groupées, le contenu d'un sous-processus est listé juste en dessous de celui-ci, et les objets et magasins de données viennent en dernier
• Couleurs des éléments -- Sélectionnez un ou plusieurs éléments et utilisez le bouton pot de peinture de la palette contextuelle pour appliquer une couleur. Les couleurs sont enregistrées dans le fichier BPMN lui-même : elles apparaissent donc aussi dans la visionneuse en lecture seule, les exports et les impressions
• Panneau des propriétés -- Le panneau de droite (afficher/masquer avec le bouton curseurs de la barre d'outils) édite ce qu'une forme ne peut pas montrer : le nom et la documentation de l'élément, le message, le signal, l'erreur ou l'escalade auquel un événement fait référence, la condition d'un flux de séquence et les marqueurs multi-instance. La documentation saisie ici est affichée dans le navigateur de processus et dans la visionneuse en lecture seule

Pools et flux de messages

Un processus qui implique plusieurs parties -- un client et l'entreprise, deux services, un système partenaire -- se modélise comme une collaboration : un pool par partie, reliés par des flux de messages. Ajoutez un second pool depuis la palette (ou partez du modèle Collaboration), puis tracez un flux de message entre les deux pools avec l'outil de connexion global, ou depuis une tâche d'envoi, un événement de fin de message ou un événement de message émetteur d'un pool vers une tâche de réception ou un événement de message de l'autre. Nommez le message dans le panneau des propriétés pour qu'il se lise de la même façon partout.

Flux de messages

Les flux de messages du diagramme publié sont listés sous le tableau des éléments ; chacun indique ce qu'il relie -- une tâche, un événement ou un pool entier à chaque extrémité. Liez un flux de message à la fiche Interface qui le transporte. Comme les liens d'organisation sur les étapes, c'est informatif uniquement : aucune relation n'est créée entre les fiches.

Liaison d'éléments

Les éléments BPMN peuvent être liés à des fiches EA. Par exemple, lier une tâche dans votre diagramme de processus à l'Application qui la supporte. Cela crée une connexion traçable entre votre modèle de processus et votre paysage d'architecture :

• Chaque tâche, événement et passerelle nommés du flux publié est une ligne du tableau Étapes et éléments du processus sous le diagramme (un brouillon a le même tableau sous Pré-lier les éléments, appliqué à l'approbation du brouillon)
• Cliquez sur la cellule Application, Objet de données ou Composant IT d'une étape et choisissez la fiche -- le sélecteur parcourt l'inventaire, rien n'est saisi à la main
• Le lien est enregistré sur l'étape et crée une relation entre le processus et la fiche, visible à la fois dans le flux de processus et dans l'onglet Relations de la fiche
• La colonne Processus métier lie une étape au processus auquel elle passe la main -- voir ci-dessous
• Les cinq mêmes liens sont proposés dans l'éditeur tant qu'un brouillon est ouvert : un groupe Fiches liées dans le panneau des propriétés, et une entrée Lier des fiches dans le menu contextuel qui en ouvre la liste
• Sur le diagramme lui-même, une étape liée porte un petit point par type de fiche liée sous son nom, dans la couleur de ce type de fiche — dans l'éditeur comme dans la visionneuse en lecture seule. Les noms restent hors du canevas : cliquez sur l'étape pour les voir, ou survolez un point

Lier une étape à un processus

Une étape passe souvent la main à un processus qui existe en propre -- avec son propre diagramme, son propre responsable et son propre cycle de vie, généralement réutilisé à plusieurs endroits. Toute étape peut le dire : une tâche, un sous-processus, un événement ou une passerelle pointe vers une fiche Processus métier, et vous ne saisissez jamais un identifiant de processus à la main :

• Le panneau des propriétés affiche un groupe Fiches liées sur chaque étape, une ligne par lien -- Processus métier, Application, Objet de données, Composant IT, Organisations -- chacune avec Choisir, Ouvrir (qui descend dans la fiche liée) et Retirer
• Le menu contextuel d'une étape sélectionnée porte une entrée Lier des fiches listant les cinq, pour quand le panneau est replié. Un objet ou magasin de données ne propose que le lien Objet de données, comme dans le tableau
• Le tableau des étapes du flux publié (et le tableau de pré-liaison d'un brouillon) porte le même lien dans sa colonne Processus métier, et la puce qui s'y trouve descend dans l'onglet Flux de processus du processus lié. Les objets et magasins de données ne sont pas des étapes : leurs lignes affichent un tiret

BPMN dispose d'un construct qui est un autre processus : l'activité d'appel (call activity), une tâche au bord épais qui invoque un processus défini de façon autonome. Un sous-processus intégré regroupe aussi des étapes, mais il appartient au diagramme où il est dessiné ; la règle de Method & Style est simple : si le processus existe indépendamment, utilisez une activité d'appel. Turbo EA en fait le cas natif -- placer une activité d'appel demande quel processus elle appelle, et le lien est enregistré dans l'élément appelé propre à BPMN, que les autres outils savent lire. Toute autre étape enregistre le lien comme un attribut Turbo EA dans le diagramme.

Publier un flux contenant une étape liée crée une relation appelle entre les deux processus -- l'onglet Relations du processus lié indique est appelé par, et la vue des dépendances dessine le graphe d'appels. Un diagramme importé d'un autre outil conserve la référence de processus propre à cet outil ; le tableau des étapes l'affiche comme indice (référence Process_X) jusqu'à ce que vous choisissiez le processus correspondant dans Turbo EA.

Un seul jeu de liens

L'éditeur et les tableaux affichent les mêmes liens : une étape se lit donc de la même façon partout.

• Dans un brouillon, ce que vous y définissez l'emporte -- dans l'éditeur ou dans le tableau Pré-lier les éléments, les deux sont le même stockage -- et la référence de processus du diagramme sert de repli pour une étape sur laquelle vous n'avez rien dit. Retirer un lien le retire, y compris à la publication.
• Un flux publié reste approuvé pendant que ses liens sont modifiés dans son tableau des éléments : ce sont des métadonnées posées sur un diagramme validé, pas une raison de l'approuver à nouveau.
• Un brouillon créé à partir de la version publiée part des liens que le processus porte à cet instant. Un brouillon déjà ouvert conserve les siens, pour que la modification d'un autre ne change pas le diagramme sur lequel vous travaillez.

Lier des organisations

La colonne Organisation du tableau des étapes lie les étapes à des fiches Organisation, juste à côté d'Application / Objet de Données / Composant IT. Contrairement à ces liens à valeur unique, une étape peut être liée à plusieurs organisations — choisissez-les une à une et supprimez-les individuellement. Les liens d'étapes sont purement informatifs — ils documentent quelles organisations sont impliquées dans une étape sans créer de relation entre les fiches ; les relations Processus Métier ↔ Organisation se gèrent séparément dans l'onglet Relations de la fiche. Les noms de couloirs restent du simple texte libre issu du diagramme et ne sont pas connectés aux fiches Organisation. La matrice Processus × Organisation des rapports BPM agrège ces liens sur l'ensemble des processus.

Workflow d'approbation

Les diagrammes de flux de processus suivent un workflow d'approbation versionné :

Statut	Description
Brouillon	En cours de modification, pas encore soumis
En attente	Soumis pour approbation, en attente de revue
Publié	Approuvé et visible comme version courante
Archivé	Version publiée précédemment, remplacée par une approbation plus récente
Retiré	Version publiée précédemment, dépubliée volontairement

Soumettre un brouillon crée un instantané de version. Les approbateurs peuvent approuver (publier) ou rejeter la soumission.

Qui peut approuver

Approuver ou rejeter une révision soumise exige la permission Approuver ou rejeter les versions de flux BPMN soumises, ou le rôle de partie prenante Propriétaire du processus sur le processus lui-même. Pouvoir modifier des brouillons ne suffit pas.

Modifié dans la version 2.43.0

Les versions antérieures acceptaient ici la permission générale de modification BPM : n'importe quel membre pouvait donc approuver n'importe quel flux de processus — y compris une révision qu'il venait lui-même de soumettre. Si, dans votre instance, des personnes approuvent aujourd'hui avec de simples droits de modification BPM, accordez-leur la permission Approuver ou rejeter les versions de flux BPMN soumises dans Administration → Rôles, ou désignez-les comme Propriétaire du processus sur les processus qu'elles valident.

Retirer une version publiée

Une approbation donnée par erreur peut être annulée sans supprimer le processus. Le retrait exige la permission Retirer (dépublier) une version de flux BPMN publiée, qu'aucun rôle ne détient par défaut — un administrateur l'accorde dans Administration → Rôles, ou sur le rôle de partie prenante Propriétaire du processus dans Administration → Métamodèle.

Une fois la permission accordée, la version publiée affiche un bouton Retirer. Le retrait demande un motif écrit, puis :

• fait passer la révision à Retiré — elle n'est jamais supprimée, ni renvoyée à l'état de brouillon ;
• conserve l'approbation d'origine : l'onglet Archivé affiche la révision, qui l'a approuvée et quand, à côté de qui l'a retirée et pourquoi ;
• enregistre le retrait, avec son motif, dans l'onglet Historique de la fiche ;
• ouvre une copie en nouveau brouillon au numéro de révision suivant, pour que vous puissiez corriger le diagramme et le repasser par soumission → approbation ;
• laisse le processus sans flux approuvé jusqu'à ce que ce brouillon soit approuvé ;
• laisse intactes les étapes de processus extraites et leurs liens vers les fiches.

Conserver la révision retirée et modifier une copie est délibéré : le diagramme exact qu'un approbateur a validé reste consultable, ce qu'attend un système qualité, tout en vous donnant immédiatement une copie de travail.

Toute version archivée ou retirée peut être reprise à tout moment via Créer un nouveau brouillon à partir de celle-ci dans l'onglet Archivé, qui la clone en brouillon à la révision suivante.

Évaluations de processus

Les fiches Processus Métier prennent en charge des évaluations qui notent le processus sur :

• Efficience -- Dans quelle mesure le processus utilise les ressources
• Efficacité -- Dans quelle mesure le processus atteint ses objectifs
• Conformité -- Dans quelle mesure le processus respecte les exigences réglementaires

Les données d'évaluation alimentent les rapports BPM.

Rapports BPM

Trois rapports spécialisés sont disponibles depuis le tableau de bord BPM :

• Rapport de maturité -- Répartition des processus par niveau de maturité, tendances dans le temps
• Rapport de risque -- Vue d'ensemble de l'évaluation des risques, mettant en évidence les processus qui nécessitent une attention
• Rapport d'automatisation -- Analyse des niveaux d'automatisation dans le paysage des processus
• Matrice Processus × Organisation -- Quelles organisations exécutent des étapes dans quels processus, avec filtrage par organisation et exploration des étapes par processus (à partir des liens d'étapes informatifs ; les relations entre fiches ne sont pas incluses)